Chatsessies: nieuw platform voor communicatie tussen Bestuur en leden
Het Bestuur introduceert een nieuw platform voor een verdergaande interactie tussen de leden en het Bestuur: chatsessies. De chatsessies staan in deze gedachte niet op zichzelf, maar leveren een bijdrage aan de totale communicatiemix binnen de vereniging, ze zijn vernieuwend, eigentijds en bieden de leden een mogelijkheid om hun mening, vragen en opmerkingen direct en live te plaatsen bij het Bestuur.
De eerste sessie staat gepland op 13 maart, Aanvang 20.00; vragen, opmerkingen e.d. kunnen tot 21.00 uur worden geplaatst.
Wat moet je doen om deel te kunnen nemen?
- De chatsessie verloopt via WhatsApp. De meeste van ons zijn hiermee bekend. Om deel te kunnen nemen moet je op jouw smartphone het volgende telefoonnummer opslaan in jouw contacten: 06-13668150 en geef het een naam, bijvoorbeeld: Rozenstein chatsessie.
- Heb je geen WhatsApp op jouw smartphone, dan kun je de app downloaden vanuit de AppStore (iOS) of vanuit Google Play Store (Android).
Wat is een chatsessie en hoe denkt het Bestuur dit nieuwe initiatief in te gaan zetten?
- Via kort getypte berichten kunnen leden en het Bestuur real time met elkaar communiceren. Bij het chatten verschijnt jouw getypte tekst op het scherm van de andere gebruiker, een bestuurslid. De laatste kan direct na ontvangst een bericht terug sturen.
- Tijdens de chatsessie kun je al je vragen stellen en opmerkingen plaatsen. In het clubhuis zitten de bestuursleden klaar om jouw vragen te beantwoorden en op jouw opmerkingen te reageren.
Voor het deelnemen aan een chatsessie, gelden spelregels, zoals:
- alleen plaatsing van korte berichten (van maximaal 50 woorden, exclusief leestekens);
- berichten kunnen niet anoniem worden geplaatst, waarbij de afzender van het bericht altijd persoonlijk moet zijn (dus geen commissie of vraagteken als afzender);
- de vraagstelling dient open, eerlijk en duidelijk te zijn.
Hoe stelt het Bestuur zich de chatsessie voor?
De berichten komen binnen bij de moderator, die aan de kop van de vergadertafel zit. Ook de aanwezige bestuursleden (of commissieleden) hebben hier plaatsgenomen. De moderator, tevens gespreksleider, beoordeelt de binnenkomende berichten op inhoud (en eventueel op afzender) en wijst elk individueel bericht – in overleg met de aanwezigen – toe aan een bestuurslid, die direct een antwoord intikt en verstuurt naar de afzender van het bericht. Dit kan zich herhalen als er een wedervraag wordt gesteld of een (nieuwe) opmerking wordt gemaakt die om een (nieuw) antwoord vraagt.
Als het niet mogelijk is om een vraag meteen te beantwoorden, dan beloven we om hier binnen 2 of 3 dagen op terug te komen.
Met de introductie van dit voor onze vereniging nieuwe communicatiemiddel stellen we alle leden periodiek in staat om live een online dialoog te voeren met het Bestuur of in de toekomst mogelijk ook met anderen. Er zijn in eerste instantie drie chatsessies gepland, te weten op 13 maart, 10 april en 8 mei. Aansluitend volgt een evaluatie en wordt er beslist over doorgaan en in welke vorm wij dit willen doen.
Het Bestuur ziet er naar uit. Tot chat!